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企業管理的采購問題

發布人：admin     日期：2011-09-13

現代企業面臨著需求多樣化和個性化的雙重挑戰，需要物料的采購和供應環節能夠滿足生產過程對物料柔性（多樣化）和剛性（質量）的需求。對于制造企業而言，為銷售而生產、為生產而采購是一個環環相扣的物料輸入輸出動態過程，依次構成了采購流程、生產流程和銷售流程。從物流角度看，最初的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業生產、銷售的最終產品的定價情況和整個供應鏈的最終獲利情況。企業的采購流程的“龍頭”作用不容忽視。　　 然而，當今不少企業采購流程卻不盡科學、采購機制不盡合理，不利于生產和銷售，必須用IT技術加以解決。信息不暢和采購模式落后是企業采購存在的根本問題　　 由于體制、機制等方面的原因，傳統采購存在著許多與現代采購要求不相容的地方，影響了采購的效率和有效性，主要包括：　　 信息不能共享。由于組織之間信息私有化、未經集成，采購信息沒有實現有效共享，包括采購方與供應方之間、企業采購部門與相關部門之間以及管理者與實施者之間。　　 采供雙方未建立穩定的協作關系。這是舊的采購模式造成的，它們以臨時的或短期的合作機制為主，造成了競爭多于合作，進而導致了采購過程的不確定性。　　 與預測和物料需求計劃結合不緊，即不能有效根據生產需要組織采購，實現物料的供應計劃與當前需求的平衡，并與企業的庫存投資和策略相一致。　　 無法跟蹤采購情況，包括請購單處理、采購單處理、詢價單報價單處理；運輸處理、收貨處理、質量控制等。　　 缺乏制約（采購事務的授權、簽發、批準、執行和紀錄沒有進行職務分類），容易導致暗箱操作。　　 缺乏對供應商的評價和管理。　　 總之，由于不通暢的信息以及落后的采購模式，在市場需求發生變化時，采購方不能改變已經提供給供應方的采購合同，企業響應用戶需求的能力遲鈍。協同采購——解決采購問題的有效模式　　 傳統的采購模式不能適應現代企業發展的要求，必須用新的采購模式―― 協同采購取而代之。這種新型采購模式采取供應鏈管理策略，改進了與供應商之間的關系，強調協同的理念，而且，隨著采購的品種、數量和頻率的增加，協同的作用將越發明顯，包括：　　 企業內部協同　　 企業要實施高效的采購行為，需要企業內部各業務部門的協同配合，包括設計開發部門、生產部門、銷售部門、財務部門等，并適時進行相關數據的維護，如物料、供應商、采購價格等，只有這樣才能以合理的價格采購到所需的物料、合適的數量并實施正確的交付。　　 企業與外部的協同　　 采購不僅需要企業內部的協同，更需要與外部的協同，即與供應商在庫存、需求等方面信息的共享。企業可以根據供應鏈的供應情況調整計劃及執行的過程。同時，供應商可以根據企業的庫存、計劃等信息調整供應計劃。　　 實現從“為庫存采購”到“為訂單采購”的轉化　　 在供應鏈管理條件下，采購活動以訂單驅動方式進行，這種方式可以準時響應客戶的需求，降低庫存成本，進而改變了傳統的以庫存補充為目的的采購模式。　　 加強對外部資源的管理　　 有效的外部資源管理可以建立一種新的不同層次的供應網絡，減少供應商數量，與供應商建立一種長期的、互惠的合作關系，進而摒棄傳統采購管理的不足：缺乏合作、缺乏柔性和對需求的快速響應能力。　　 IT技術為采購問題的解決提供了強有力工具　　 有效利用協同采購模式解決企業管理中的采購問題，必須依賴于強有力的技術手段。IT技術與先進管理模式（特別是ERP）的結合有效解決了采購問題。據統計，IT技術的應用通常能夠獲得5％～40％的總節約，而典型的成本下降范圍是15%～20％。　　 設置流暢的采購流程　　 采購流程包含了為生產需要而選擇供應商并購買物料所涉及活動的業務過程。通暢的業務流程是保障高效采購的基礎，它應具備優化、無冗余、并行作業的基本屬性。 搭建合理的組織結構　　 優秀的采購流程需要有相應的組織結構來支撐，這種組織結構應是扁平化的，并支持先進的采購模式，如集中采購、分布式采購等。　　 對采購數據實施管理是信息快速傳遞、共享的基礎。采購數據主要包括物料數據、供應商數據和采購價格數據。應該建立對采購數據的唯一性錄入、動態更新和維護的機制。健全的采購數據可以快速地尋找并評價供應商、詢購、形成采購訂單、審批、跟蹤采購情況。圖3是利用采購數據快速形成采購訂單的過程。　　 與相關業務功能集成　　 物料采購與銷售、生產、庫存、財務、質檢、供應等多個業務環節緊密相關，需要得到相關部門的配合。因此，數據的共享和業務的集成對于實施協同采購模式是必須的和基本的。如圖4可以看出采購與銷售、物料管理、財務的集成機制。基于IT應用的幾種優秀采購方式　　 IT技術在企業采購的廣泛應用，為開發新型、高效的采購方式提供了可能，這些采購方式的應用對提高采購效率效果將發揮重要而深遠的作用。　　 集中采購　　 集中采購是相對分散采購而言的，即采購組織為多個企業實施采購，這種形式適用于集團企業。如惠普公司運用信息技術重建采購流程，總公司與各制造企業使用一個共同的采購軟件系統，雖然各部門仍然像過去那樣自己訂貨，但因為使用了統一的標準的采購系統，總部可以全面掌握需求情況，并派采購部與供應商談判，簽訂總合同，大大降低了采購成本。　　 全球采購　　 全球采購在地理上更加拓展了集中采購的范疇，它打破和淡化了時間、空間的限制，實現了跨國間的詢價、報價、樣品傳遞、訂單下達、關稅上報等操作，企業可以在全世界范圍內尋找原材料和零部件來源。這種采購形式是企業間相互依賴、相互作用和相互制約特征日漸明顯的產物，滿足了大型企業全球化戰略的要求。　　 在線采購　　 作為全球采購的具體形式，在線采購為采購人員提供了一個快速降低采購成本的系統工具，即通過Internet可以在全球范圍內即時地同供應商進行通信和交易。在線采購將作為采購商和供應商“雙贏”的新型采購形式，主要有賣方系統、買方系統和第三方系統3種形式。　　 準時采購　　 準時采購是為適應準時生產系統（JIT）的需要而形成的，即供應商有能力“在需要的時候，向需要的地點，以可靠的質量，向生產企業提供需要的物料”。

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