很多成功人士不僅能把工作全部做完,而且還能有時間休假、旅游和打高爾夫。他們是如何做到的?
已經(jīng)是晚上8點了,Mary 仍然在辦公室。嘆息著終于回復(fù)完了當晚最后一封郵件,她對當天作了一個回顧。
“這不是我被聘請來要做的工作,”她抱怨道。“所有我現(xiàn)在做的都是像保姆一樣坐著、處理一個接一個的危機,而不是我喜歡的項目管理和人員管理。”
如果您是一位經(jīng)理人,您可能曾經(jīng)經(jīng)歷過這種情況。有時似乎就是沒有足夠的時間把事情做完。但是其他人可以做到,您當然也可以。
“一些極其成功的人士不僅能把工作全部做完,而且還能有時間休假、旅游和打高爾夫。你想不想知道他們是如何做到的?” 位于明尼蘇達州 Elk River 的一家職業(yè)經(jīng)理人培訓(xùn)公司 The Gillen Group 的主席 Kathy Gillen 說道。“這是因為他們設(shè)法找到了如何管理他們的時間的方法。”
讓我們來面對一個事實:對于大多數(shù)忙碌的經(jīng)理人而言,沒有一天能完全按照事先規(guī)劃好的來進行(計劃總是趕不上變化)。這就是管理 – 同時處理多項任務(wù)來達到一般性目標,并最終改善整個企業(yè)。
“你上一次沒有遇到高優(yōu)先級的電話、緊急郵件或者催得很緊的同事是什么時候?” 位于明尼阿波利斯的Gegax Management Systems 公司的創(chuàng)立者、《By the Seat of Your Pants: The No-Nonsense Business Management Guide》一書的作者 Tom Gegax 說道,“從繁瑣事務(wù)中解脫出來是每個領(lǐng)導(dǎo)的個人職責(zé)。這就是為什么聰明的經(jīng)理人一定要有策略來應(yīng)付日常干擾。”
6D理論
Gegax 的時間管理原則基于“6D理論”:不做(don’t do it),推遲(delay it),轉(zhuǎn)移(deflect it),委托(delegate it),不完美地做(do it imperfectly),做(do it)。
“當一些事情突然蹦出來時,我并不是機械地上去就做,而是首先從第一個選項開始考慮,” Gegax 說道。“如果不適用,我會繼續(xù)考慮第二個選項。我按照列表順序掃描下去,直到找到了最合適的行為。”
例如,如果你不去做或者推遲再做,很多表面看起來很緊急(但事實并非如此)的任務(wù)自然會消失,他說道,這可以為你留出更多的時間和精力去集中處理那些真正重要的任務(wù)。
而且當一些緊急事務(wù)需要立即處理時,并不總是一定需要你的參與。仔細考慮是否要把這個任務(wù)轉(zhuǎn)移給另一個部門或者委托給下級,Gegax 建議。
如果你的確選擇自己處理問題,Gegax 警告說不要自動陷入“完美主義模式”。
“我的很多項目都很難稱得上完美,然而它們?nèi)耘f是成功的。”他說道。
當然,對于那些你確定會讓你達到目標的重要任務(wù),保留最后一個D – 做。
多工(Multi-tasking)陷阱
多任務(wù)可能看起來像是一個有效處理大量任務(wù)的方法,但事實上它阻礙你把事情完成,位于丹佛的顧問公司 The Productivity Pro 的主席、《Leave the Office Earlier》一書的作者 Laura Stack 說道。關(guān)于如何更好地管理你的時間并保持注意力,她提供了如下提示:
集中處理:電子郵件會扼殺你的注意力。關(guān)掉電子郵件程序的自動通知功能。每天設(shè)置一些明確的時間點去集中查看并處理郵件。
設(shè)置優(yōu)先級:不要被干擾所打斷。如果你在為30分鐘后就要開始的會議報告準備最后的細節(jié),不要接受那些貿(mào)然訪客的“很快問你一些事情”之類的請求。
控制自我干擾:很多時候,干擾你的是你自己。你坐在辦公桌前,突然,你的大腦開始和你對話:“噢,我需要告訴 Chris 這個,”它說道,然后你抄起電話或者匆忙寫郵件,好在你忘記之前記錄下你所想的內(nèi)容。改為你自己準備一個活頁夾、一些活頁紙和從A到Z的標簽。為你經(jīng)常溝通的每個人制作一頁紙。當你的大腦提醒你一些事情時,簡單地翻到那個人的溝通記錄。簡單記下想法或念頭,然后回去做你剛才做的事情。當那個人的記錄上積攢了一些想法時,給那個人打電話,并設(shè)立一個會議或者電話會議。