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簡單有效實施知識管理的技巧

發布人：admin     日期：2010-06-07

作者：張青 一、強化幕僚團隊的功能： 一個企業領導中心的能力再強，但人力、精力總有其極限，隨著規模的不斷擴大，企業總有一天會超出領導中心能力和精力所能顧及范圍，以致難以繼續有效掌控，這都需要有人來做CEO在企業中的第三顆眼睛，需要有人來幫他看他看不到的一些事情。另外在大多數企業中，各部門的主管均由技術轉為管理，缺乏系統的管理知識，在規劃本部門的制度和作業流程時，常常出現無力感，加之肩負著業績壓力，常常使自己的工作處于救火狀態，就如何找到問題的根本解來杜絕同樣問題的再次發生，常常無暇思考，這也需要有人來做職能部門主管的智囊，協助他來做些防火的工作，這些人就是企業的幕僚團隊。 王永慶在領導臺塑集團的50多年間，所實施的最大的企業變革，就是成立了總管理處，并把總管理處的幕僚機能發揮到了淋漓盡致。2005年，臺塑的總管理處產出了100億臺幣的“省錢績效” 幕僚機構的其主要職能是向職能部門提供支持******，這個部門沒有直接的指揮權，但是卻擁有絕對的建議權和稽核權，它的主要職能如下。 1、主導企業整體管理制度之統一規劃（Plan）與檢討（Check）設定，使各單位各項業務的展開都能做到統一流程，統一方法，統一工具，統一標準。 這一職能的實現，就為各崗位提供了“完成任務的知識”。 2、稽核作業,及協助總經理規劃及推動各項項目改善，以提高產品或服務品質，及降低各項管理成本。 這一職能實際上檢查完成任務知識的在各項工作中運用情況，并酌情對這種知識不斷補充進新的內容 3、對企業經營戰略能作長、短期之策略規劃與人才之儲備。這些幕僚人員也是公司所需戰略和策略管理知識的載體。 4、協助或促進各部門不斷檢討及改善各項作業流程和方式，以提升作業效率。這一職責的履行也就是對各崗位完成任務的知識進行升級，以提升組織智商。 二、提升組織解決問題的能力，需要管理者做“教練”式的領導。 要想系統的解決問題，團隊要有科學的方法，會用、魚骨圖、檢查表、矩陣圖、圓餅圖等這樣簡單的統計工具，來組織資料并推出結論，在這些用科學方法對問題做有效分析的基礎上做決策，會大大提升決策的質量。我想在坐的各位學員很多都接受過如QC7大手法、IE7大手法、6頂思考帽、金字塔原理這類課程的培訓，可公司的碰頭會還是依舊是議而不決，這是為什么？就是因為員工雖然接受了培訓，不見得他聽明白了，他聽明白了，不見得他就會用了，他會用了而不檢查他使用的結果，那么這項知識還只是隱藏在他自己身上，并沒有轉換為組織做出貢獻，那么這個人離職后，公司在這個知識領域不光一無所得還付出了培訓費，所以要想提升組織解決問題的能力，需要管理者做“教練”式的領導。 王永慶在成立總管理處之后，他為了推動該單位的工作，利用吃午餐的時間，由總管理處主導、組織并安排，就企業經營管理中的某個專題聽取下屬各單位的匯報，手把手地對各級干部進行教練并使其認識到制度化管理的重要性，發現了企業日常管理中的某些異常現象時，就要求部屬一定要用魚骨圖來說明造成問題的原因，并當場研討出解決方案，這件事情后來被人們稱之為“午餐匯報會”制度，王永慶的“午餐匯報會”，他身體力行的堅持了十幾年，將什么是“止于至善”，以及如何追求“止于至善”的具體做法，迅速教練、普及給了各級管理人員，如此一層一層、一年一年的向下傳遞，直至覆蓋了生產線上的每一個角落。外界常感嘆說“臺塑管理無死角”，但其實很少有人能夠了解這其間又浸透著王永慶的多少心血和汗水！ 三、“知識防錯提醒單”和“IE改善提案單” 兩張表單在組織中的有效使用，使企業向“自身經驗” 學習、及挖掘員工身上的隱性知識為組織所用成為可能。 對以往成功的經驗和失敗的教訓進行總結、做出系統的評價，并列表記錄下來，就形成了一份可為后來者所用的很寶貴的知識財富。這可有效避免同樣的錯誤一再重復的發生。有位哲學家曾說過這樣一句話“那些不能記住過去的人，注定重復著過去的歷史”，但遺憾的是很多管理者并不能很好的從錯誤中學習，也不能把員工身上的隱性技能轉為團隊的技能，致使與許多寶貴的知識失之交臂。我這里與大家分享兩個工具，使我們能輕松的向“自身成功和失敗經驗的”學習成為可能。 1、知識管理防錯提醒單 這張表用在下面這兩種情況下開立①直接主管對部屬工作質量(Q)與工作時效(D)有嚴重缺失出現時，得對部屬開立「防錯提醒單」。②貫徹ISO9000倡導的“不接不良，不做不良、不傳不良”的精神，凡與業務或工作流程相關連之上下游體系中，遇有「肇因」的障礙出現，下一工程人員得向上一工程「經辦」人員開單。為激勵員工積極使用這張表單，將這張表單納入績效考核制度中，開單者予以加分，被開單者予以扣分，但同一類型事件，第一次被開單者不扣分，第二次受單就要扣分了。這充分考慮了人性的特點，因人非圣賢，孰能無過，第一次犯錯，用此單你提個醒，這次錯誤公司買單了，你需要馬上予以改善，同樣的錯倘若再犯，可就要接受處罰了。我們輔導過的東莞的一家生產家具的企業，在04年這家企業800多職工共開出防錯提醒單265件，成立了219件，代表著有效的相互糾正了219個錯誤，使犯錯有效的減低。 2、IE工作改善提案單 員工對公司經營管理、技術工藝、品質改善等各方面有合理化的建議時，可通過填寫這張表提出來，這可有效的將員工身上的隱性知識顯現出來，為激勵大家能積極的填寫這張表單，也可將這張表單納入績效考核制度中，對開單者做加分處理，針對重大改善提案，也可將因其產生的經濟效益，給予提案者一定比列的獎勵。我在前面講過的東莞那家家具廠，在04年員工共進行IE提案475件，采納304件，重大改善提案成立了1件，這代表這家企業在一年中有效的改進了304件例行工作的操作手法。 本文作者張青女士簡介:實戰派企管培訓講師,高級顧問師.主講課程：《有效經營與管理的研究和實踐》、《基于勝任力的績效管理技術》、《目標與績效管理實務》、《基于績效的人性化激勵體系設計》、《培訓管理實務》、、《卓有成效的管理者》等課程。

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