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采購制度

一、采購管理制度
１．潔自律，嚴(yán)守工作紀(jì)律。不接受供應(yīng)商禮金、禮品和宴請；
２．嚴(yán)格遵守采購規(guī)范流程，按流程辦事；
３．能及時按質(zhì)按量地采購到所需物品；
４．嚴(yán)格供應(yīng)商選擇、評價、甑選以保證供應(yīng)商供貨質(zhì)量；
５．加強采購的事前管理，建立完善的設(shè)備價格信息檔案，以有效地控制和降低采購成本并保證采購質(zhì)量；
６．科學(xué)、客觀、認(rèn)真地進(jìn)行收貨質(zhì)量檢查；
７．處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，幫助供應(yīng)商解決一定的問題；
８．認(rèn)真分析采購工作，改進(jìn)流程、規(guī)范和采購標(biāo)準(zhǔn)，提出有助改進(jìn)公司和供應(yīng)商服務(wù)水平的建議；
９．做好采購相關(guān)文檔的存檔、備份工作；
１０．在滿足公司需求的基礎(chǔ)上最大限度降低采購成本；
１１．所有采購, 必須事前獲得批準(zhǔn). 未經(jīng)計劃并報審核和批準(zhǔn)，除急購?fù)獠坏貌少?，急購?
按《緊急采購管理流程》要求進(jìn)行采購，并由總經(jīng)理批核；
１２．凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中計劃辦理采購，可以核定物品項目，通知各請購部門依計劃提出請購，然后集中辦理采購；
１３．采購物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)的供應(yīng)商處購買， 不得隨意變更供應(yīng)商；
二、采購流程
1、采購原則
a.采購經(jīng)辦人員接獲請購單后應(yīng)依請購的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價并經(jīng)分析后議價。
b.采購申請人在采購過程提出撤消采購申請時，采購經(jīng)辦人員要及時轉(zhuǎn)入撤消程序，即中止本次采購作業(yè)，并在相關(guān)單據(jù)上加蓋撤消章。
c.采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于請購單詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂訂購廠商交貨期限與報價有效期限經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核
2、常規(guī)材料設(shè)備采購
3、小額應(yīng)急采購
三、采購部職責(zé)與績效考核
1、采購部工作職責(zé)
i.建立供應(yīng)廠商與價格記錄；
ii.采購方式設(shè)定及市場行情調(diào)查；
iii.詢價、比價、議價、訂購工作；
iv.送貨進(jìn)度控制與逾送督促；
v.來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理；
vi.付款整理、審查；
vii.提交采購工作報告。
2、采購主管績效考核標(biāo)準(zhǔn)
采購主管的績效標(biāo)準(zhǔn)
工作職責(zé)       績效指標(biāo)       績效標(biāo)準(zhǔn)
完成項目所需的采購工作       使申請部門得到所需的設(shè)備和材料
1.     一個月內(nèi)各部門投訴沒有在承諾的期限內(nèi)得到設(shè)備或材料的次數(shù)不超過1次；
2.     一年內(nèi)因采購的設(shè)備型號錯誤造成的退貨次數(shù)不超過2次；
3.     項目采購的成本控制在預(yù)先設(shè)定的范圍內(nèi)。優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：
*盡可能地推遲付款時間；控制進(jìn)貨速度，使庫存最小
*向多方供貨商詢價，得到性價比最佳的供貨。
改進(jìn)采購的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)       改進(jìn)了的流程或標(biāo)準(zhǔn)  上級主管人員對以下方面表示滿意：
*所有的采購有關(guān)流程和工作標(biāo)準(zhǔn)每年至少進(jìn)行一次修訂；
*相關(guān)的規(guī)定得到了正確的發(fā)布和溝通；
*在流程中能夠考慮到對不同情況的區(qū)別對待。
供貨商關(guān)系管理       供貨商關(guān)系   
1.對大的供貨商能定期進(jìn)行拜訪；2.供應(yīng)商總數(shù)減少，使供貨更為集中。
優(yōu)秀績效的表現(xiàn)：能夠幫助供貨商解決一定的問題。
向管理層提供采購報告       管理層所得到的信息       管理層對如下方面表示滿意：
*提供的采購報告有意義；
*報告有助于改進(jìn)本公司以及供貨商的服務(wù)水準(zhǔn)。
四、采購報告必須具備要素及分析圖表
采購主管須將每個月的采購工作進(jìn)行總結(jié)、分析以供上級了解工作情況，發(fā)現(xiàn)采購工作中的不
足，讓上級肯定其作為的同時能及時給出改進(jìn)意見或指示。
采購工作報告至少須包含以下要求和分析圖表：
1、本月采購貨物的類別與比例
2、本月因采購型號錯誤存在退貨的次數(shù)
3、本月各供應(yīng)商供貨的金額及分布情況
4、詢價與議價結(jié)果的差異總金額及各供應(yīng)商的差額分布情況
5、供應(yīng)商送貨效率
6、各供應(yīng)商存的問題及改進(jìn)建議
7、采購中存在的問題及改進(jìn)建議
l       采購工程師

1. 生產(chǎn)原材料和設(shè)備備件采購
（1）查詢生產(chǎn)原材料的庫存情況和設(shè)備備件使用情況，了解需要采購的信息；
（2）確認(rèn)采購品種數(shù)量，制訂采購計劃，報主管或總經(jīng)理核準(zhǔn)；
（3）向供應(yīng)商確認(rèn)訂單，跟蹤訂單生產(chǎn)進(jìn)度及交貨情況；
（4）安排提貨員提貨或倉庫收貨；
（5）安排驗貨；
（6）處理所購產(chǎn)品質(zhì)量糾紛；
（7）安排向供應(yīng)商付款；
（8）建立供應(yīng)商資料，定期不定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通。
2. 新供應(yīng)商開拓
（1）制作材料試用報告，報批后納入正常采購計劃；
（2）查詢新材料供應(yīng)商；
（3）向潛在供應(yīng)商詢問產(chǎn)品類型、質(zhì)量、價格、交貨期等相關(guān)信息；
（4）建立新供應(yīng)商資料。
3. 完成上級委派的其他任務(wù)。
l            采購人員
匯編信息和記錄，為工業(yè)、政府或其他單位采辦物資制定采定單。核對申請購買物的名稱和規(guī)格。仔細(xì)檢查倉庫存貨記錄。確定手頭物資數(shù)量是否足夠。翻閱商品目錄，以獲取有關(guān)價格和規(guī)格等信息。書寫或打印購貨定單，并將副本送交供貨商和起運部門。匯編所購物品或在部門間轉(zhuǎn)讓物品的記錄，以及價格、交貨和存貨記錄。與供貨商交涉，確定延遲供貨的理由。
能夠比較價格、規(guī)格和交貨日期，并將合同給與投標(biāo)者，與推銷員或郵購公司簽署定單。能使用計算機計算購買物品的總價。能根據(jù)規(guī)章制度將優(yōu)先權(quán)分成不同等級。能將供貨商的單據(jù)和投標(biāo)書或購貨定單進(jìn)行核對。
國內(nèi)物資采購供應(yīng)工作制度
（一）加強物資的計劃管理。根據(jù)各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況，每年第四季度統(tǒng)籌做好第二年的物資供應(yīng)計劃，力爭按時準(zhǔn)確上報公司年度材料計劃。 
　　（二）加強物資訂購合同的管理。物資合同的簽訂是一種經(jīng)濟(jì)責(zé)任，必須由物資供應(yīng)部統(tǒng)一對外簽訂，其它單位（部門）不得對外簽訂合同，否則財務(wù)部拒絕付款。在簽訂合同前應(yīng)主動征求有關(guān)部門和生產(chǎn)單位的意見，盡量做到采購回來的物資符合質(zhì)量要求，使用部門滿意；同時要對購貨合同進(jìn)行登記，便于辦理提貨及時付款手續(xù)。每年第一季度要根據(jù)年度的計劃，尋找供應(yīng)商，簽訂全年的大宗工程，維護(hù)物資的供貨合同，以保證大宗物資供應(yīng)的穩(wěn)定可靠性。 
　?。ㄈ┖炗喓贤奈镔Y由供應(yīng)室根據(jù)倉存和工程、維護(hù)用量情況實行分批進(jìn)貨。常用零星物資要根據(jù)要求部門的需求量和倉存情況進(jìn)行分散進(jìn)貨，做到物資無積壓，數(shù)量品種充足又齊全。 
　?。ㄋ模┪镔Y進(jìn)倉實行質(zhì)檢員、倉管員、采購員聯(lián)合作業(yè)，對物資質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行嚴(yán)格檢查，做到貨板相符，把好物資進(jìn)倉質(zhì)量關(guān)。 
　　（五）采購業(yè)務(wù)工作人員要嚴(yán)格履行自己的職責(zé)，在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則，詢價后報領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)供應(yīng)商，不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務(wù)好的前提下，選購低價物資，做到質(zhì)優(yōu)價廉。同時要實行跟蹤辦事負(fù)責(zé)到底的責(zé)任制，不得無故積壓或拖延辦理有關(guān)商務(wù)、帳務(wù)工作。 
　?。檎莆账蚕⑷f變的市場經(jīng)濟(jì)商品信息，如價格行情等，物供人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高商務(wù)工作的能力，以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。 
　?。ㄆ撸┪镔Y供應(yīng)工作必須始終貫徹執(zhí)行有關(guān)政策法令，嚴(yán)格遵守本公司的各項規(guī)章制度，做到有令即行，有禁即止。全體物供人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，在商務(wù)工作中做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。