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價(jià)值流理論指導(dǎo)無(wú)紙辦公

  目前，輿論很熱烈的名詞“無(wú)紙辦公”其實(shí)說(shuō)的就是重新改造政府的辦文、辦案價(jià)值流，使之更加有效。通過“無(wú)紙辦公”把一個(gè)原先以上下級(jí)的層次管理架構(gòu)為核心的管理模式，改造成一個(gè)以顧客（包括外部機(jī)構(gòu)）為核心的，以取悅顧客為核心的管理模式，使之以新的公開、公正、快捷、精簡(jiǎn)的新形象面對(duì)社會(huì)。
一、 什么是價(jià)值流
    在每一個(gè)政府部門中都有一連串相互銜接的辦案、審批工作活動(dòng)，并需將其產(chǎn)生的特定結(jié)果回復(fù)給特定類型的顧客。每一個(gè)顧客都有一定的愿望，價(jià)值流就是致力于滿足這些愿望構(gòu)成的，通過價(jià)值流使那些分散在各個(gè)獨(dú)立部門的工作成為一個(gè)彼此銜接整體。一個(gè)政府采購(gòu)部門的例子，一個(gè)項(xiàng)目以報(bào)建申請(qǐng)、審批、發(fā)證、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、收費(fèi)組成了一個(gè)招投標(biāo)業(yè)務(wù)價(jià)值流，它貫穿招標(biāo)處到評(píng)標(biāo)處等等不同領(lǐng)域，但對(duì)顧客（報(bào)建單位，招標(biāo)單位）來(lái)講是完整的一體。　

政府部門典型的價(jià)值流
1、收文處理：登記、擬辦、批辦、承辦、審核、復(fù)函
2、發(fā)文辦理：擬稿、校核、校稿、簽發(fā)、打印、用章、封發(fā)
3、招投標(biāo)管理：報(bào)建、審批、發(fā)證、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)、收費(fèi)
4、財(cái)政撥款：申請(qǐng)、擬辦、批示、承辦、撥款
5、采購(gòu)服務(wù)：選擇供應(yīng)商、洽談、合同簽訂、跟蹤管理
6、土地審批：申報(bào)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)證

    每一個(gè)價(jià)值流都有一個(gè)中心的目標(biāo)，它是以顧客為核心的，它的目的就是取悅客戶（內(nèi)部、外）。每一個(gè)政府單位都有幾條主要的價(jià)值流，而這幾條主要的價(jià)值流決定了這個(gè)單位80%-95%的存在意義。
 二、 傳統(tǒng)政府價(jià)值流的缺陷
    傳統(tǒng)的政府部門是按層次型功能框架建立的，形象地說(shuō)明就是煙囪式的結(jié)構(gòu)：由一個(gè)執(zhí)行管理者領(lǐng)導(dǎo)各個(gè)職能領(lǐng)域（處室），這個(gè)管理者通常由總經(jīng)理（局長(zhǎng)）下面的幾個(gè)執(zhí)行管理者（副局長(zhǎng)）擔(dān)任。領(lǐng)域和領(lǐng)域之間是獨(dú)立的，沒有責(zé)任關(guān)系，它們的主要責(zé)任對(duì)象是執(zhí)行管理者。
    傳統(tǒng)政府部門的價(jià)值流經(jīng)常分散于幾個(gè)職能領(lǐng)域（處室），隨著工作從一個(gè)領(lǐng)域轉(zhuǎn)移到另一個(gè)領(lǐng)域，出現(xiàn)了許多交接環(huán)節(jié)，這就很容易導(dǎo)致了延遲和錯(cuò)誤。每一個(gè)部門只對(duì)價(jià)值流中和自己有關(guān)的那部分負(fù)責(zé)，“拋過了墻就是他人的責(zé)任”，因此完成一個(gè)工作周期所需要的時(shí)間要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過實(shí)際需要的時(shí)間。特別是有些工作“陷入這些部門的夾縫”時(shí)，沒有人能知道它已去了那里，出了問題后，領(lǐng)導(dǎo)者也不知道“卡殼”責(zé)任到底應(yīng)歸于哪個(gè)部門。如果傳統(tǒng)的價(jià)值流橫跨了各獨(dú)立的政府部門之間，那么情況就更糟了，卡殼和延時(shí)將被級(jí)數(shù)放大。
    傳統(tǒng)的價(jià)值流方式的另一個(gè)可怕后果是機(jī)構(gòu)人員編制將無(wú)限制地膨脹。原因是，煙囪式的結(jié)構(gòu)，人員的配備是服務(wù)于煙囪式結(jié)構(gòu)本身，而不是服務(wù)于價(jià)值流為目的，這就造成了人員配置的無(wú)目的性和浪費(fèi)，造成人浮于事等各種現(xiàn)象出現(xiàn)。
三、 改造辦案價(jià)值流-價(jià)值流小組
    做為一個(gè)政府領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，應(yīng)該從價(jià)值流的角度來(lái)看待他所領(lǐng)導(dǎo)的政府部門，而不是從職能劃分來(lái)看待它的政府部門。重建改造舊的價(jià)值流提供了更好的方式來(lái)控制那些相互銜接的審批辦案活動(dòng)，橫向貫通原本分散在各自封閉的職能部門，減少甚至徹底消除因交接而造成的延時(shí)或卡殼現(xiàn)象，使價(jià)值流中的工作成為一個(gè)完整的一體，而不是分割它。
    目前國(guó)際上改造的一個(gè)有效的方法是價(jià)值流小組：把原分散在各個(gè)領(lǐng)域（處室）的職能人員集中在一起辦公，形成一個(gè)專門處理某價(jià)值流的專項(xiàng)小組。小組成員在同時(shí)同地集中辦案，各領(lǐng)域成員可以最快地代表各自的領(lǐng)域提出辦理意見。舉個(gè)例子：有些城市經(jīng)常有市長(zhǎng)帶隊(duì)（各個(gè)專業(yè)局領(lǐng)域主管）對(duì)某些老大難問題的現(xiàn)場(chǎng)辦公，往往幾個(gè)月、半年都解決不了的問題，變得幾小時(shí)就解決了，其實(shí)就是由市長(zhǎng)臨時(shí)組織了一個(gè)價(jià)值流小組，所有領(lǐng)域人員都在場(chǎng)那還有什么可推諉的呢？
四、 現(xiàn)實(shí)的解決：網(wǎng)絡(luò)虛擬價(jià)值流小組
    價(jià)值流小組是解決效益問題的有效方式，但在現(xiàn)實(shí)的辦公環(huán)境中，說(shuō)各領(lǐng)域人員為了某個(gè)價(jià)值流組成一個(gè)價(jià)值流小組在一處（同一個(gè)辦公室內(nèi)）辦公幾乎是不可能的。往往等級(jí)柜架的傳統(tǒng)領(lǐng)域人員負(fù)責(zé)多個(gè)價(jià)值流環(huán)節(jié)，甚至同一價(jià)值流中的案子本身也有不同，而且領(lǐng)域人員不僅負(fù)責(zé)所有領(lǐng)域，還需對(duì)上級(jí)交辦的任務(wù)負(fù)責(zé)。完全拋棄等級(jí)框架而形成價(jià)值流的框架，同樣也是不可取的，從一個(gè)極端走向另一個(gè)極端，又會(huì)造成很多新的問題。計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)的實(shí)現(xiàn)使這一切變得可能，分散在各領(lǐng)域的專業(yè)人員，通過網(wǎng)絡(luò)共同針對(duì)某一案子在一個(gè)共享辦案夾中的以類似于討論組的方式進(jìn)行辦理，領(lǐng)域人員在共享辦案夾中可以同時(shí)插入各自的辦理意見、辦案結(jié)果，或針對(duì)該案子的辦理交換意見。在物理上領(lǐng)域人員并沒有離開各自的辦公地點(diǎn)，而是通過電腦網(wǎng)絡(luò)形成了一個(gè)有效的虛擬價(jià)值流小組，并且通過共享庫(kù)領(lǐng)域?qū)I(yè)人員可以同時(shí)參與多個(gè)價(jià)值流或同一價(jià)值流中多項(xiàng)工作的辦理.
   通過虛擬價(jià)值流小組最突出的效果，使工作的效果變得可以度量，原本淹沒在各職能部門中的工作變得可以控制和監(jiān)督，管理者可以直接通過電腦看到每一項(xiàng)工作的進(jìn)展，甚至可以看到每一個(gè)領(lǐng)域人員的辦案時(shí)間，推脫和失職將暴露在管理者的電腦屏幕上。