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溝通是績效管理有效實施的工具

    溝通是績效管理有效實施的重要管理工具。它貫穿于整個績效管理的四個環節—績效計劃、績效輔導、績效考核、績效結果的運用，決定績效管理實施成敗。
    
     一、溝通的起因
    
     溝通的起因是信息不對稱。績效管理大量問題是由于信息不對稱引起的。
    
     在績效計劃階段，公司高層的戰略意圖一般在部門經理的工作會議上進行討論，部門經理在討論中能夠理解公司的戰略意圖。但是，基層的員工沒有參加會議，不了解高層的會議內容，這在客觀上形成了戰略意圖的信息不對稱。如果員工不了解公司的戰略意圖，工作可能會偏離方向。如何解決這一問題？這就需要公司部門經理在制定績效計劃時，與員工充分的溝通，把公司的戰略意圖詳細傳達，保證員工的工作是在“正確的做事”。
    
     在績效指導階段，員工工作中遇到問題，需要尋求方法來解決。而部門經理是員工最好的教練。經理有比較豐富的工作經驗，有好的工作方法。這就與員工之間形成了信息不對稱。如何解呢？這就需要部門經理在員工遇到問題時，進行了解情況，與員工一道提出針對性解決方案，將自己的經驗通過解決方案有效地傳遞給員工。員工得到了應有的指導，工作才能順利開展，績效的目標才可能得以實現。
    
     在績效考核階段，部門經理根據員工平時工作表現，對照制定的績效目標，進行考核。考核的過程對員工來說是信息不對稱。這就需要部門經理與員工對照績效考核指標，詳細闡述每一指標得分情況，并要說明“為什么得出這樣的分數，而不是那樣的分數”。并征求員工的意見。雙方遇到分歧時，經理要擺事實、擺數據，用事實與數據說話。最后雙方要達成一致。
    
     在結果運用方面，人力資源部根據公司的規章制度，運用考核的結果，進行獎金、工資調整。但這對于員工來說又是一個信息不對稱。這就需要部門經理會同人力資源部門，與員工進行溝通。說明得出獎金與工資調整的原因。使員工深切感受到績效考核對員工各方面影響，使員工在下一期的績效考核過程中奮起直追，績效管理形成一個良性循環。如果不進行溝通，員工不知道“為什么”，容易引起“報怨”。績效管理產生負作用。
    
     從另一個角度看，員工對部門經理也有信息不稱問題。
    
     在績效計劃階段，員工從自身的專業角度對自己的工作也有一定的計劃，它存在于員工的頭腦中。這需要部門經理去了解。只有了解了員工的想法，績效計劃溝通才能取長補短，進一步完善部門的工作計劃。
    
     在績效輔導階段，員工在工作中遇到一些新情況、新問題，如何進行解決，員工有自己的想法。這需要部門經理適時了解這些情況，做好充分的思考，診斷出好的方面和不足的方面，才能有針對性地給予指導。
    
     在績效反饋階段，員工對考核分數及結果運用有自身的想法，這些想法會影響績效反饋的效果，作為部門經理，在考核前有意識試聽他們想法，以便在績效反饋時做到心中有數。
    
     二、溝通的準備工作
    
     1、管理者要選擇適當的進時間、地點：管理者與員工事先商定一個雙方都有比較空閑的時間。計劃好將要花多長時間溝通，一般以20至30分鐘為好。地點可以選擇在管理者辦公室或者會議室，避免電話和訪客的打擾。
    
     2、搜集相關溝通內容：溝通前，要根據溝通的階段—績效計劃、績效指導、績效考核、績效結果的應用，搜集相應的內容。如：在績效考核階段，管理者要應先充分了解溝通員工的過去和現在的情況，搜集員工的行為事實和數據并進行分析。
    
     3、計劃好溝通的程序和進度：溝通要進行那些內容，先談什么，后談什么，每一部分進行多長時間，溝通要達到何種目的，運用那些技巧促進雙方溝通。
    
     4、員工也要做好溝通的準備：員工也要根據溝通的階段—績效計劃、績效指導、績效考核、績效結果的應用，搜集相應的內容。如在績效考核階段，員工要對自己考核期內的行為、態度和業績重新回顧一遍，準備好相關證明自己的績效論據；要正視自己的優缺點和有待提高的能力；要準備好向管理者提問，解決好自己工作過程中的疑問和障礙。
    
     三、溝通時，積極傾聽的技巧
    
     1、使用目光接觸。2、展現恰當的面部表情；3、不在多說，要傾聽；4、避免打斷員工的談話；5、復述。用自己的話把員工的意思重復一遍；6、避免分心的動作或舉動。
    
     四、溝通的實施
    
     溝通有效實施的前提是好充分的準備。并制定相應的溝通策略。如在績效考核階段溝通，按如下步驟進行：首先申明績效考核的最終目的是改善績效，而不是批評員工；然后肯定員工的成績，并提供具體行為事實和數據證明員工的成績，當面進行表楊；其次提出員工需要改進的地方和不足，并列舉員工三件重要而急迫需要改善的地方，提出具體行為事實和數據證明員工需要改善的地方，傾聽員工的解釋。最后和員工一起分析不足，征求員工需要公司提供的資源支持和協助，并制訂詳細的改善計劃，確定檢查改善的日期，填寫《績效評估改善表》和《員工個人發展計劃表》。
    
     舉例：1、明確問題：“我想和你談一下量化指標沒有達標的問題；這讓公司難以接受，因為：”2、詢問員工的想法：“解釋一下什么原因導致的”3、征求員工的改進意見，并說明你的指導建議：你將如何改進？4、討論出一個計劃，并把它寫下來：那么，我們討論計劃是；5、繼續對成效的檢查：讓我們下季度討論一下成效，還是相同的時間的地點。
    
     溝通是既有科學性，又有藝術性。做好溝通，需要在實踐中不斷總結經驗，不斷提升自已的各方面的能力。只有這樣，溝通在績效管理中才能發揮決定性作用。