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如何做好助理文秘工作
發(fā)布人:admin 日期:2009-06-22
作為文秘或者總經(jīng)理助理,我們必須要做到想老總之所想,急老總之所急;作為文秘,我們是老總的喉舌,要說他之想說,避開他之不想說的話題。要順利完成我們的職位所賦予的工作,我們大概要在以下幾個方面狠下工夫: 1、力求思維敏捷、頭腦靈活,善于及時準確領會領導意圖,同時忠于職業(yè)操守。助理或文秘要很感覺敏銳,對周圍發(fā)生的事,能夠見微知著,一葉知秋,善于在復雜的 環(huán)境中把握住事物的本質(zhì)特征。這樣才能爭取主動,提高效率。要做到這一點,必須下功夫做有心人。要經(jīng)常看書學習,思考問題。要多接觸各方面的情況,及時了 解基層員工在想什么,部門領導在想什么,老總在想什么,做到胸中有數(shù),超前思維。但是,思維敏捷必須注意不要聰明過頭,否則便會聰明反被聰明誤。準確領會 老總意圖,決不能見風使舵,投老總之所好,看眼色行事。我們要忠誠老實,如實反映情況和處理問題,不撒謊、不摻假,不能為討好老總而隨便夸大或縮 小。 2、不折不扣按老總指示辦事,同時富有主見。文秘(助理)與老總的上下關系,決定了處于被領導 地位的文秘(助理)必須聽從老總指揮,忠實地按老總指示行事,把自己的工作嚴格限定在老總指定的工作范圍之內(nèi),不得自行其是。老總的指示具有嚴肅性和權威 性,我們必須不折不扣地忠實執(zhí)行,要圍繞他的活動,積極開展工作,下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學會從被動中求主動,要善于觀察掌握老總的性格、作 風等個性特征,便主動配合,形成工作上的默契一致。但是,嚴格按老總指示行事,不等于盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時,我 們還必須出以公心,予以提醒或建議,切不可為博得老總的歡心而迎合屈順,甚至火上加油。 3、勤勤懇懇、吃苦耐勞,能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折。我們的工作是非常辛苦的,可能沒有節(jié)假日,可能不分上下班,自己能夠自由支配的時間很少,腦神經(jīng)長處于緊張 的備戰(zhàn)狀態(tài)。我們擔負的任務很重,常年累月辛勤工作,兢兢業(yè)業(yè),勤勤懇懇,不為名,不為利,從事寂寞事業(yè),甘當無名英雄,“只問耕耘,不問收獲“,這是相 當難能可貴的。但是,作為文秘,僅僅做到這一點還不夠,還要有忍受怨言,經(jīng)得起各種誤解、委屈和挫折,胸懷要寬,度量要大,甜酸苦辣都要能裝。因為文秘工作,功勞往往不明顯,問題卻表現(xiàn)得非常突出,而且影響很大,有時還會吃力不討好。我們要有強烈的事業(yè)心,要腿勤、手勤、嘴勤、腦 勤,尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到,別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率,運用自己的智慧調(diào)動各方面積極 性,把工作做好。 4、兢兢業(yè)業(yè)做好服務工作,不給領導幫倒忙。我們要從各方面做好對老總的服務工作,比如要圍繞 有關工作的關鍵環(huán)節(jié)和中心任務,高效率地處理電文,適時安排有關活動,主動收集、分析、綜合情況,研究帶有普遍性、傾向性的問題,為老總決策和進行管理提 供優(yōu)質(zhì)服務。要善于行使老總賦予的職權去完成老總交辦的任務,如實施檢查督促、搞好綜合協(xié)調(diào)等,保證其指示的貫徹執(zhí)行。還要把文書收發(fā)、登記、打電話、接 待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是,對老總服務也要掌握分寸,孔子講“過猶不及“,服務不周到要影響老總工作,做過了頭則會影響老總的 形象。我們可以參照以下原則:一是要按規(guī)定辦事。二是要多作請示匯報。遇到規(guī)定不明確或自己吃不準的事,應及時向老總匯報,請作定奪,切勿自作主張。不經(jīng) 老總授權,不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴格要求自己。我們不是權利部門,但接近權利渠道,如不嚴格要求自己就會損害老總的形象。 5、既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作,也能細致扎實地干好每一件具體瑣事。從某種意義上講,總經(jīng)理辦公室是“不管部“,上自領 導決策,下到衣食住行,找不到主的難辦事要管,踢皮球的棘手事也要管。因此,助理或者文秘必須文武兼?zhèn)洹⒋旨毥Y合,大事要干得了,小事也要能干。古人說“ 諸葛一生唯謹慎,呂端大事不糊涂“。我們要取二者之長,做到“大事不糊涂,小事能謹慎“,無論大事小事,確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事,必 須努力提高理論、政策水平,增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協(xié)調(diào)方面,我們不光要搞好戰(zhàn)略協(xié)調(diào)、計劃協(xié)調(diào)、政策協(xié)調(diào)和事務協(xié)調(diào),還 要搞好上下左右以及領導班子成員之間人際關系的協(xié)調(diào),這是做好工作的重要基礎。因此,我們要通過自己的工作消除領導之間可能出現(xiàn)的誤解,打通部門之間的隔 閡,搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面,要以高度負責的態(tài)度搞好謄寫校對、打印裝訂,甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等工作。這些小事一絲不茍地做好了,可以從一個側(cè)面反映我們兢兢業(yè)業(yè)的嚴謹作風,給人以好印象。
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