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- 如何做好助理文秘工作
- 發(fā)布人：admin 日期：2009-06-22
- 作為文秘或者總經(jīng)理助理，我們必須要做到想老總之所想，急老總之所急；作為文秘，我們是老總的喉舌，要說他之想說，避開他之不想說的話題。要順利完成我們的職位所賦予的工作，我們大概要在以下幾個方面狠下工夫：
1、力求思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準確領會領導意圖，同時忠于職業(yè)操守。助理或文秘要很感覺敏銳，對周圍發(fā)生的事，能夠見微知著，一葉知秋，善于在復雜的 環(huán)境中把握住事物的本質(zhì)特征。這樣才能爭取主動，提高效率。要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經(jīng)常看書學習，思考問題。要多接觸各方面的情況，及時了 解基層員工在想什么，部門領導在想什么，老總在想什么，做到胸中有數(shù)，超前思維。但是，思維敏捷必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。準確領會 老總意圖，決不能見風使舵，投老總之所好，看眼色行事。我們要忠誠老實，如實反映情況和處理問題，不撒謊、不摻假，不能為討好老總而隨便夸大或縮 小。
2、不折不扣按老總指示辦事，同時富有主見。文秘（助理）與老總的上下關系，決定了處于被領導 地位的文秘（助理）必須聽從老總指揮，忠實地按老總指示行事，把自己的工作嚴格限定在老總指定的工作范圍之內(nèi)，不得自行其是。老總的指示具有嚴肅性和權威 性，我們必須不折不扣地忠實執(zhí)行，要圍繞他的活動，積極開展工作，下大力氣幫助老總抓出成效來。我們要學會從被動中求主動，要善于觀察掌握老總的性格、作 風等個性特征，便主動配合，形成工作上的默契一致。但是，嚴格按老總指示行事，不等于盲目服從、曲意逢迎。一旦遇到老總作出不妥的決定或者明顯失誤時，我 們還必須出以公心，予以提醒或建議，切不可為博得老總的歡心而迎合屈順，甚至火上加油。
3、勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折。我們的工作是非常辛苦的，可能沒有節(jié)假日，可能不分上下班，自己能夠自由支配的時間很少，腦神經(jīng)長處于緊張 的備戰(zhàn)狀態(tài)。我們擔負的任務很重，常年累月辛勤工作，兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，不為名，不為利，從事寂寞事業(yè)，甘當無名英雄，“只問耕耘，不問收獲“，這是相 當難能可貴的。但是，作為文秘，僅僅做到這一點還不夠，還要有忍受怨言，經(jīng)得起各種誤解、委屈和挫折，胸懷要寬，度量要大，甜酸苦辣都要能裝。因為文秘工作，功勞往往不明顯，問題卻表現(xiàn)得非常突出，而且影響很大，有時還會吃力不討好。我們要有強烈的事業(yè)心，要腿勤、手勤、嘴勤、腦 勤，尤其要做到腦勤。別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的地方我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調(diào)動各方面積極 性，把工作做好。
4、兢兢業(yè)業(yè)做好服務工作，不給領導幫倒忙。我們要從各方面做好對老總的服務工作，比如要圍繞 有關工作的關鍵環(huán)節(jié)和中心任務，高效率地處理電文，適時安排有關活動，主動收集、分析、綜合情況，研究帶有普遍性、傾向性的問題，為老總決策和進行管理提 供優(yōu)質(zhì)服務。要善于行使老總賦予的職權去完成老總交辦的任務，如實施檢查督促、搞好綜合協(xié)調(diào)等，保證其指示的貫徹執(zhí)行。還要把文書收發(fā)、登記、打電話、接 待來訪、上令下達等事務性工作有條不紊地處理好。但是，對老總服務也要掌握分寸，孔子講“過猶不及“，服務不周到要影響老總工作，做過了頭則會影響老總的 形象。我們可以參照以下原則：一是要按規(guī)定辦事。二是要多作請示匯報。遇到規(guī)定不明確或自己吃不準的事，應及時向老總匯報，請作定奪，切勿自作主張。不經(jīng) 老總授權，不可私用老總名義辦事或回答問題。三是要嚴格要求自己。我們不是權利部門，但接近權利渠道，如不嚴格要求自己就會損害老總的形象。
5、既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作，也能細致扎實地干好每一件具體瑣事。從某種意義上講，總經(jīng)理辦公室是“不管部“，上自領 導決策，下到衣食住行，找不到主的難辦事要管，踢皮球的棘手事也要管。因此，助理或者文秘必須文武兼?zhèn)洹⒋旨毥Y合，大事要干得了，小事也要能干。古人說“ 諸葛一生唯謹慎，呂端大事不糊涂“。我們要取二者之長，做到“大事不糊涂，小事能謹慎“，無論大事小事，確保辦一件成一件。要干好參與決策這樣的大事，必 須努力提高理論、政策水平，增強獨立思考能力、識別是非能力、綜合分析能力。在組織協(xié)調(diào)方面，我們不光要搞好戰(zhàn)略協(xié)調(diào)、計劃協(xié)調(diào)、政策協(xié)調(diào)和事務協(xié)調(diào)，還 要搞好上下左右以及領導班子成員之間人際關系的協(xié)調(diào)，這是做好工作的重要基礎。因此，我們要通過自己的工作消除領導之間可能出現(xiàn)的誤解，打通部門之間的隔 閡，搞好上下之間的銜接。在瑣碎的具體小事方面，要以高度負責的態(tài)度搞好謄寫校對、打印裝訂，甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等工作。這些小事一絲不茍地做好了，可以從一個側(cè)面反映我們兢兢業(yè)業(yè)的嚴謹作風，給人以好印象。
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