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協(xié)同發(fā)展的最高境界－知識(shí)管理

     協(xié)同是什么？從字面意思來(lái)看，協(xié)同可以簡(jiǎn)單的理解成互相配合。隨著中國(guó)企業(yè)管理和IT技術(shù)的結(jié)合，協(xié)同引申成為相互配合的軟件，也就是輔助多人多組織共同完成事務(wù)的管理軟件。協(xié)同軟件的管理思想核心是：互相配合和協(xié)作。
    
     協(xié)同軟件的出現(xiàn)改善了人們的工作協(xié)作方式，給企業(yè)搭建了一個(gè)協(xié)同的IT平臺(tái)。協(xié)同軟件已經(jīng)走過(guò)了5年多，它曾經(jīng)賦予了傳統(tǒng)OA新的生命力。但在信息知識(shí)化的今天，企業(yè)辦公協(xié)同已經(jīng)基本成熟，協(xié)同將如何創(chuàng)新的發(fā)展，讓IT支撐企業(yè)管理已經(jīng)成了一個(gè)新的話題。
    
     協(xié)同軟件主要包含群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項(xiàng)目管理等等；各種通信軟件，如E-Mail、即時(shí)通信、RTX、VoIP等。網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也被賦予了新的含義，例如結(jié)合了Internet、工作流、即時(shí)通訊和SOA等多種技術(shù)和手段。或者可以認(rèn)為：協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應(yīng)用，以及工作流管理、項(xiàng)目管理、信息門戶等協(xié)同平臺(tái)，電子郵件、即時(shí)通訊、遠(yuǎn)程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現(xiàn)在意義上的協(xié)同軟件。從功能來(lái)看協(xié)同軟件的核心在于搭建了一個(gè)信息及時(shí)傳遞交互的平臺(tái)，并通過(guò)引入工作流（即電子流程）來(lái)規(guī)范企業(yè)的協(xié)同辦公。
    
     首先我們來(lái)分析協(xié)同基礎(chǔ)功能：信息及時(shí)傳遞交互。企業(yè)協(xié)作辦公本質(zhì)就是信息及時(shí)的在各個(gè)部門傳遞，人們通過(guò)獲取的信息然后做出相應(yīng)的工作。企業(yè)各個(gè)組織人員之間按照統(tǒng)一的節(jié)奏流暢的進(jìn)行協(xié)同工作，那么就象流水線生產(chǎn)那樣可以大大的提高企業(yè)辦公效率，減低成本。但為什么企業(yè)在沒(méi)有上協(xié)同軟件之前辦公效率就難于得到保障？企業(yè)協(xié)同辦公是隨著科技的進(jìn)步的發(fā)展的，企業(yè)初期人們是用紙制文檔或者口頭表達(dá)來(lái)傳遞信息，大部分時(shí)間浪費(fèi)在信息傳遞途徑中。隨著電話傳真的運(yùn)用，加快了信息傳遞的過(guò)程。到了IT技術(shù)成熟的時(shí)代，協(xié)同OA完成了信息的及時(shí)傳遞、反饋及歸檔，規(guī)范了信息傳遞，提高了辦公效率。其次我們從協(xié)同軟件的新亮點(diǎn)工作流管理來(lái)看：工作流管理是人與計(jì)算機(jī)共同工作的自動(dòng)化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在計(jì)算機(jī)化的業(yè)務(wù)過(guò)程上，通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)。在工作流管理下，工作量可以被監(jiān)督，分派工作到不同的用戶達(dá)成平衡。工作流管理能夠帶給企業(yè)管理方面的價(jià)值是提升執(zhí)行力。綜合來(lái)說(shuō)，協(xié)同的最大的價(jià)值提升了企業(yè)的信息交互能力，規(guī)范了企業(yè)的內(nèi)部管理流程。
    
     協(xié)同能給企業(yè)帶來(lái)什么？
    
     我們深入的分析協(xié)同究竟給企業(yè)帶來(lái)了什么，信息交流溝通的IT平臺(tái)？企業(yè)來(lái)說(shuō)工作流的規(guī)范？除此之外呢？就企業(yè)運(yùn)營(yíng)和增值來(lái)說(shuō)，最核心的并不是信息的交互過(guò)程與及這個(gè)平臺(tái)，而是支撐決策和產(chǎn)品增值的知識(shí)。組織間的信息交互順暢便捷了，相互協(xié)作也規(guī)范化了，那如何提高交互信息的準(zhǔn)確和質(zhì)量呢？協(xié)同打通了企業(yè)信息知識(shí)交互，工作流舒暢的途徑，但并不關(guān)注對(duì)信息和知識(shí)本身進(jìn)行管理，改善知識(shí)創(chuàng)新的生命周期促進(jìn)創(chuàng)新的知識(shí)能真正增值于業(yè)務(wù)。這樣我們就不難理解，協(xié)同相當(dāng)于一條高速公路，而公路的最大價(jià)值體現(xiàn)于路上行駛的高質(zhì)量的車所帶來(lái)的價(jià)值。
    
     我們回顧大部分企業(yè)協(xié)同之路：“公路”已經(jīng)修好，但實(shí)際在路上行駛的車輛非常少，甚至質(zhì)量非常低；取得效果遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)期，然而這也畢竟不是“公路”的錯(cuò)，畢竟“公路”本身不能決定任何提高行駛車輛的質(zhì)量。同樣，企業(yè)管理是一個(gè)系統(tǒng)性的管理生態(tài)鏈。協(xié)同確實(shí)曾經(jīng)促進(jìn)了中國(guó)企業(yè)管理水平的提升，但在一個(gè)工作流規(guī)范、信息交互暢通的企業(yè)來(lái)看協(xié)同如何支撐整個(gè)企業(yè)管理體系呢？
    
     知識(shí)管理是協(xié)同至高境界
    
     隨著企業(yè)管理水平的提升，管理方面出現(xiàn)的最大的矛盾由原來(lái)的缺乏IT平臺(tái)及工具的支持轉(zhuǎn)移到如何提高決策、信息質(zhì)量和知識(shí)創(chuàng)新上來(lái)。組織及個(gè)人在各自的分工崗位上需要作出正確的對(duì)業(yè)務(wù)的決策，這就必然需要及時(shí)了解全面的高質(zhì)量的信息，并且需要過(guò)去的一些經(jīng)驗(yàn)、相關(guān)聯(lián)的知識(shí)做支撐。無(wú)論是決策還是具體的操作工作，如果有理論的指導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)知識(shí)的參考，那么企業(yè)管理和運(yùn)營(yíng)效率和準(zhǔn)確性將有非常大的提升。另一方面現(xiàn)代企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力也從原來(lái)生產(chǎn)資料轉(zhuǎn)移到以知識(shí)創(chuàng)新為基礎(chǔ)。可見(jiàn)為了適應(yīng)企業(yè)管理和競(jìng)爭(zhēng)力的高速發(fā)展和變化，協(xié)同所能發(fā)揮作用已經(jīng)成為瓶頸。然而如何系統(tǒng)的全面的支撐企業(yè)管理和競(jìng)爭(zhēng)力？這就必然需要加強(qiáng)對(duì)知識(shí)的管理，運(yùn)用知識(shí)來(lái)支撐工作流，促進(jìn)知識(shí)的創(chuàng)新。協(xié)同也應(yīng)該從組織協(xié)同、工作流的協(xié)同發(fā)展到企業(yè)發(fā)展的核心：知識(shí)的“協(xié)同”——知識(shí)管理。
    
     知識(shí)管理如何取代傳統(tǒng)協(xié)同幫助企業(yè)真正提升系統(tǒng)的管理水平提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力？首先，知識(shí)管理是一種系統(tǒng)的管理思想，主要是企業(yè)或組織運(yùn)作中管理層面上的問(wèn)題，同時(shí)也貫穿的整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)體系的運(yùn)做。知識(shí)管理不僅是針對(duì)知識(shí)本身的管理，包括對(duì)知識(shí)的生產(chǎn)、儲(chǔ)存、傳遞、應(yīng)用和創(chuàng)造；還包括對(duì)與知識(shí)有關(guān)的各種資源、無(wú)形資產(chǎn)及相關(guān)活動(dòng)的管理，涉及知識(shí)組織、知識(shí)管理工具、知識(shí)資產(chǎn)、知識(shí)活動(dòng)、知識(shí)人員等的全方位、全過(guò)程的管理，并且包括結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)和其它管理活動(dòng)運(yùn)用知識(shí)管理的思想進(jìn)行的管理。其次知識(shí)管理關(guān)注知識(shí)對(duì)組織和業(yè)務(wù)的支撐，利用過(guò)去積累的知識(shí)對(duì)決策活動(dòng)和操作工作進(jìn)行支撐，大大的縮短決策和操作過(guò)程時(shí)間、也極大提高了決策和操作的質(zhì)量。更重要的知識(shí)管理將改善知識(shí)生命周期，加快知識(shí)創(chuàng)新。
    
     如何實(shí)施知識(shí)管理？
    
     知識(shí)管理具體在企業(yè)中如何實(shí)施呢？總的來(lái)說(shuō)可以分為管理角度和IT角度來(lái)進(jìn)行。
    
     從管理角度來(lái)進(jìn)行：知識(shí)管理應(yīng)該分四步走。（1）知識(shí)管理現(xiàn)狀調(diào)研。這個(gè)階段開(kāi)展知識(shí)管理的切入點(diǎn)，是全面了解企業(yè)知識(shí)管理狀況，掌握管理問(wèn)題，提出企業(yè)知識(shí)管理關(guān)鍵方針舉措的重要過(guò)程。（2）知識(shí)梳理階段。本階段主要結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略、流程和崗位進(jìn)行知識(shí)梳理，首先從戰(zhàn)略層面建立企業(yè)知識(shí)體系，然后對(duì)知識(shí)體系中個(gè)分支知識(shí)結(jié)合業(yè)務(wù)流程和崗位進(jìn)行詳細(xì)PDC分析，找出關(guān)鍵知識(shí)的存在形態(tài)，掌握及運(yùn)用情況，具體對(duì)這些情況進(jìn)行分析原因。（3）知識(shí)管理規(guī)劃。本階段主要針對(duì)企業(yè)知識(shí)管理提升做規(guī)劃。通過(guò)知識(shí)梳理階段結(jié)論針對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)的關(guān)鍵知識(shí)進(jìn)行提升方案的設(shè)計(jì)；結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略制定知識(shí)管理原景策略，結(jié)合流程和崗位制訂企業(yè)的知識(shí)管理制度并且建立知識(shí)管理績(jī)效考核及獎(jiǎng)勵(lì)方案。（4）知識(shí)管理IT需求分析。在這個(gè)階段結(jié)合知識(shí)梳理和知識(shí)管理規(guī)劃階段的成果進(jìn)行分析，設(shè)計(jì)適合企業(yè)的知識(shí)管理IT平臺(tái)。用IT來(lái)支撐和規(guī)范知識(shí)管理。
    
     從IT角度來(lái)進(jìn)行：首先應(yīng)該明確IT或者說(shuō)知識(shí)管理IT系統(tǒng)不是知識(shí)管理的全部，知識(shí)管理是一種體系化的管理思想。IT是支撐知識(shí)管理初期最有效的工具，所以我們必須從知識(shí)管理管理角度出發(fā)，思考需要并且可以被IT實(shí)現(xiàn)的知識(shí)管理方法。綜合了藍(lán)凌實(shí)施的100多家知識(shí)管理IT系統(tǒng)和20多家知識(shí)管理咨詢項(xiàng)目來(lái)看，目前企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理IT系統(tǒng)主要運(yùn)用了以下幾個(gè)層面來(lái)支撐。（1）功能層：業(yè)務(wù)文件管理、競(jìng)爭(zhēng)信息管理（分類、權(quán)限、流程、版本等）；經(jīng)驗(yàn)知識(shí)管理（流程表單庫(kù)、規(guī)范制度庫(kù)、方法模塊庫(kù)、工作總結(jié)庫(kù)、經(jīng)驗(yàn)案例庫(kù)、公共知識(shí)庫(kù)、專家網(wǎng)絡(luò)庫(kù)）；群組協(xié)作管理（項(xiàng)目工作室、知識(shí)社區(qū)、導(dǎo)師工作室）；崗位能力素質(zhì)管理（素質(zhì)地圖、素質(zhì)評(píng)價(jià)、素質(zhì)提升等）；知識(shí)地圖；CKO工具箱（規(guī)劃、跟蹤審計(jì)、統(tǒng)計(jì)排行、報(bào)表）。（2）機(jī)制層：知識(shí)沉淀（版本機(jī)制、收藏機(jī)制）；知識(shí)傳播（發(fā)布機(jī)制、門戶機(jī)制、搜索機(jī)制、訂閱機(jī)制）；知識(shí)推進(jìn)（催辦機(jī)制、點(diǎn)評(píng)機(jī)制、推薦機(jī)制、積分機(jī)制、關(guān)聯(lián)機(jī)制）；知識(shí)安全（權(quán)限機(jī)制、設(shè)計(jì)機(jī)制）；支撐保障（流程機(jī)制、溝通機(jī)制、關(guān)聯(lián)機(jī)制、幫助機(jī)制）。（3）展示層：通過(guò)功能層和機(jī)制層的結(jié)合，然后在展示層里以人為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行各種門戶的配置展示，公司門戶、部門門戶、個(gè)人門戶、項(xiàng)目門戶。
    
     綜合來(lái)看協(xié)同和知識(shí)管理是一個(gè)企業(yè)不同發(fā)展階段的關(guān)注點(diǎn)。做為協(xié)同發(fā)展的最高境界，知識(shí)管理是一個(gè)更加體系化的管理思想，必需融合進(jìn)其他管理思想從企業(yè)管理、文化、IT技術(shù)來(lái)綜合考慮，最終才能最大化的提升企業(yè)管理水平，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。