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一、采購規劃的準備

    采購規劃的輸入包括項目管理計劃，范圍定義WBS，進度計劃，費用基準，風險管理計劃。項目采購是一項復雜的工作，實施采購前必須調查清楚采購對象(工程、貨物、服務)的項目范圍，也就是采購項目清單—名稱、類別、性能、規格、質量要求、數量等。編制項目采購規劃前必須了解清楚國內、國際市場的供求情況、市場價格、所需工程、貨物、服務的供應來源、外匯市場情況、國際貿易支付辦法、保險、損失賠償慣例等有關的技術、商務、貿易方面的情報和知識。編制項目采購規劃還需要掌握工程項目的進度計劃、費用計劃、質量標準、風險管理計劃，以保證采購設備和材料按時到位，符合質量標準，滿足費用要求。對于工程采購和包括設計在內的服務采購，其采購規劃必須滿足整個建設進度計劃，其采購成本必須控制在整個建設工程的投資概算范圍內。

項目組織不大可能全面掌握編制項目采購規劃所需的工程、貨物、服務采購的國內外市場的相關信息。這一任務由項目業主、采購代理機構、咨詢機構通力合作來承擔。采購代理尤其應該重視市場調查和信息收集，必要時可以聘用咨詢專家提供有關信息，幫助制定采購規劃、直至參與采購的全過程。

二、采購規劃的內容

    項目采購規劃是在考慮了買賣雙方之間關系后從采購者的角度來制定的。項目采購規劃過程就是識別項目采購目標、采購方式、采購依據、采購時間的過程。采購規劃一般要對下列事項做出決策：

(1)自行采購還是委托代理采購?

(2)總承包采購還是分階段設計、施工、物資分別采購?

(3)工程采購采用公開招標還是邀請招標?

(4)貨物采購采用招標采購還是非招標采購?是詢價采購還是直接采購、競爭性談判?

    項目規劃內除了包括上述選擇外，還得在采購規劃中，說明采購原則、采購范圍、采購目錄、采購時間、采購方式、采購數量、采購質量控制等內容。

三、采購規劃的依據

(1)范圍說明書

    范圍說明書是采購規劃過程中必須考慮的項目要求和策略的重要資料。范圍說明書包括對項目的描述、定義以及詳細說明需要采購的產品類目的信息。具體包括以下內容：

①項目的合理性說明，解釋為什么要進行這一項目。項目存在的合理性，風險是買方承擔的。

②項目可交付成果，這是一份主要的、屬于歸納性的項目清單。完整的令人滿意的交付成果標志著項目的完成。項目存在的執行風險由承包商承擔。

③項目目標，這是項目成功必須達到的某些量化標準。項目目標至少必須包括費用、進度和質量標準。項目目標應當有屬性、計量單位和數量值。

(2)產品說明

    項目產品(項目最終成果)的說明，提供了采購計劃過程中需要考慮的所有技術問題或注意事項的重要材料。

(3)采購活動所需的資源

    項目實施組織若沒有正式的采購單位，項目管理班子將尋求外部資源和專業知識，以支持項目采購活動。

(4)市場狀況

    采購計劃過程必須考慮市場上有何種產品可以買到，從何處購買以及采購的條款和條件是怎樣的。

(5)項目管理其他相關計劃結果

只要相關計劃結果可供使用(如成本初步估算、質量管理計劃等)，則在采購計劃過程中必須加以考慮。

(6)制約條件和基本假設

    由于項目采購存在著一定的環境因素和相關的法律法規，這些因素對采購形成了制約條件。項目實施組織在實施采購過程中，面對變化不定的社會、經濟、環境所做出的合理推斷就是基本假設。制約條件和基本假設的存在，限制了項目組織的選擇范圍。